Administración y gestión de proyectos, dos acciones dirigidas a medir la rentabilidad de un proyecto y a la correcta ejecución del mismo en tiempo y forma

Proyectos

En los últimos años la implantación de la gestión por proyectos se ha hecho necesaria debido a la complejidad, a las variantes y a los cambios a los que se tienen que enfrentar las empresas, con clientes cada vez más exigentes y mejor informados.

Cuando hablamos de gestión de proyectos existen dos aspectos clave en los que debemos centrarnos.

Por un lado, es necesario controlar la parte económica y financiera de cada proyecto, el nivel de rentabilidad y de ingresos y costes desde que se inicia hasta que se finaliza y se pone a disposición del cliente.

Cabe recalcar que la gestión por proyectos no solo aplica a empresas que prestan servicios, sino también a aquellas que comercializan y/o fabrican productos. Siempre que haya que destinar recursos de la empresa, ya sean materiales o inmateriales, podemos hablar de la gestión por proyectos. Cuando utilizamos recursos materiales y mano de obra en la producción de un determinado bien en una fábrica, en realidad, estamos gestionando un proyecto interno. O cuando prestamos un servicio en el caso de que seamos una empresa de servicios, también podemos hablar de gestión por proyectos cuando hacemos las planificaciones de qué recursos o personas van a participar en la prestación de esos servicios. Por ejemplo: si el centro de nuestro negocio es la distribución.

A parte del carácter económico y financiero que contempla la gestión de proyectos, no es menos importante la parte más cualitativa de la gestión. Aquí podemos hablar del estado de las tareas que se contemplan en cada proyecto, la gestión de los retrasos que acumulan algunos empleados, la carga de trabajo, la previsión de finalización o las desviaciones respecto al tiempo de entrega pactado con el cliente. Así como toda la información que es necesaria documentar sobre un proyecto y con la que distintos departamentos de la empresa necesitan trabajar de forma colaborativa como administración y los responsables del proyecto, evitando duplicidades, otorgando control y simplicidad a la gestión.

Microsoft Dynamics

Controle los costes de cada proyecto y genere los informes adecuados para analizar el retorno financiero tanto de proyectos internos como externos.

Compruebe en tiempo real los recursos consumidos y los ingresos. Gestione todos los costes teniendo en cuenta los costes reales, los comprometidos y el presupuesto restante para tener el coste total previsto y compararlo con el presupuesto original.

Compare las horas reales y las presupuestadas, así como los flujos de caja.

Tenga un control completo de todos los costes asociados a un proyecto como desplazamientos de su equipo de trabajo, horas extra, recursos utilizados no previstos, etcétera.

Iknow

Conozca el estado de las tareas que tiene asignadas dentro de un proyecto con cada empleado, así como la carga de trabajo de cada miembro de su equipo.

Delimite la responsabilidad y planifique la ejecución de un proyecto correctamente.

Controle qué está funcionando y va según lo planificado y dónde es necesario revisar los recursos asignados.

Anticípese a los problemas que pueden aparecer mediante acciones correctivas antes de que sea tarde y sus clientes sufran retrasos en el tiempo de entrega previsto.

Controle toda la documentación asociada al desarrollo de un proyecto y documente éste de forma ordenada y controlada.

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